Homeoffice und Telearbeit: eine Sache der Methodik

Homeoffice: beliebt und umstritten zugleich

Telearbeit birgt neben vielen Vorteilen auch Nachteile, die Unternehmen zögern lassen ihre Homeoffice-Regelung zu lockern. Oft wird übersehen, dass eine neue Arbeitsmethodik nötig ist, um auf Distanz effizient und effektiv zusammenzuarbeiten.

Flexibilität im Beruf ist für immer mehr Menschen ein wichtiger Faktor für die Zufriedenheit im Job. Insbesondere Homeoffice bzw. Telearbeit erfreut sich bei Arbeitnehmern großer Beliebtheit. Der lästige Arbeitsweg entfällt, die Arbeitszeit kann freier eingeteilt werden und Beruf und Familie sind besser zu vereinbaren. Die Arbeitgeber profitieren von produktiveren, motivierteren und loyaleren Mitarbeitern, einer höheren Attraktivität für Bewerber und geringerem Krankenstand. Doch Telearbeit hat auch ihre Schattenseiten, sodass sich ein genauerer Blick auf das Thema lohnt.

Es ist interessant: satte 85% der deutschen Arbeitnehmer wünschen sich regelmäßig oder gelegentlich im Homeoffice zu arbeiten. Bei immerhin 42% der Arbeitnehmer ließe der Arbeitsinhalt dies auch zu. Doch tatsächlich arbeiten heute nur 12% aus dem Homeoffice.

Dies ist verwunderlich, denn Mitarbeiterfluktuation und der „War for Talent“ machen vielen Unternehmen zu schaffen. So gaben in einer aktuellen Studie 38% der wechselwilligen Beschäftigten an, ein kürzerer Anfahrtsweg zur Arbeit würde für sie den Ausschlag für einen Wechsel geben und 35% sagten, sie würden für mehr Flexibilität oder Homeoffice ihrem jetzigen Arbeitgeber den Rücken kehren. Woran liegt es, dass Unternehmen bei Telearbeit oft zurückhaltend reagieren?

Verschiedene Homeoffice-Modelle

Homeoffice, Work-from-Home, TelearbeitBei der Gestaltung ihrer Homeoffice-Regelung können Unternehmen aus verschiedenen Parametern wählen.

Zunächst ist festzulegen welcher Personenkreis im Unternehmen überhaupt für Telearbeit in Frage kommt. Darf jeder mit einem Computerarbeitsplatz im Homeoffice arbeiten, dürfen es nur bestimmte Rollen im Unternehmen oder nur bestimmte Abteilungen?

Nun stellt sich die Frage, in welchem Umfang Work-from-Home in Anspruch genommen werden darf. Häufig geschieht das in einer Homeoffice-Betriebsvereinbarung oder einem Zusatz zum Arbeitsvertrag zur Nutzung von Telearbeit (siehe unten). Ist Homeoffice nur nach individueller Absprache mit dem Vorgesetzten gestattet oder gibt es eine Anzahl von Tagen pro Woche (oder pro Monat), die ein Mitarbeiter von Daheim arbeiten darf? Gibt es die Möglichkeit komplett – also zu 100% – im Homeoffice zu arbeiten?

Im gleichen Atemzug mit Telearbeit wird oft auch zeitflexibles Arbeiten erwähnt. In welchem Rahmen dürfen Mitarbeiter ihre Arbeitszeit im Homeoffice selbst bestimmen? Welche verbindlichen Kernarbeitszeiten gibt es? Wird die Arbeitszeit erfasst?

Arbeitgeber müssen bei der Homeoffice-Regelung stets den arbeitsrechtlichen Gleichbehandlungsgrundsatz beachten, also sicherstellen, dass die getroffenen Regeln und Einschränkungen für alle Mitarbeiter gelten. Die Voraussetzungen für die Erlaubnis zur Telearbeit sollten klar und transparent kommuniziert werden.

Vorteile und Nachteile von Telearbeit

Bei der Entscheidung für oder gegen Telearbeit müssen sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber abwägen. Im Folgenden sind die wichtigsten Argumente der beiden Gruppen zusammengefasst.


Vorteile für Arbeitnehmer durch Homeoffice

  • 79% der Arbeitnehmer sehen einen Vorteil in flexiblerer Zeiteinteilung.
  • 48% sehen einen Vorteil in besserer Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch Telearbeit.
  • Durch den Wegfall des Arbeitsweges sparen Arbeitnehmer durchschnittlich 4,4 Stunden Zeit pro Woche. Dies führt zu mehr Energie und zu mehr Freizeit.
  • 91% der Arbeitnehmer sagen, dass sie im Homeoffice mehr Arbeit erledigen können, als im Büro. Sie arbeiten fokussierter und werden weniger durch Kollegen abgelenkt.
  • Arbeitnehmer fühlen sich bei der Arbeit im Homeoffice 9% glücklicher als ihre Kollegen im Büro.

Nachteile für Arbeitnehmer durch Homeoffice

  • Viele Menschen in Telearbeit fürchten Nachteile bei der Sichtbarkeit ihrer Leistungen und somit für Ihre Karriere.
  • 54% der Angestellten sehen einen Nachteil von Homeoffice im mangelnden Austausch mit Kollegen. Sie haben Angst vor sozialer Isolation innerhalb des Unternehmens.
  • 50% fürchten einen Nachteil in der Ablenkung durch Privates im Homeoffice.
  • Das Risiko, dass Menschen abends nicht vollkommen abschalten können, steigt von 26% bei Präsenzarbeit auf 45% bei Telearbeit.
  • 19% der Angestellten mit Telearbeit finden die Zusammenarbeit mit Kollegen auf Distanz schwieriger als im Büro.
  • Homeoffice ist nicht für jeden Menschen geeignet. Sind Eigenschaften wie Extrovertiertheit, Pessimismus, Impulsivität oder Wettbewerbsorientierung zu stark ausgeprägt, könnte Telearbeit zu Problemen führen.

Vorteile für Arbeitgeber durch Telearbeit

  • 72% der Unternehmen mit zeitlich und örtlich flexiblen Arbeitsmodellen verzeichnen eine Produktivitätssteigerung. Eine Langzeitstudie konnte eine Produktivitätssteigerung um durchschnittlich 13,5% durch Telearbeit belegen.
  • Durch Telearbeit sinkt die Zahl der Fehltage von durchschnittlich 19 Tagen pro Jahr auf 10 Tage. Im Homeoffice wird beispielsweise seltener ein Kinderkrankenschein genommen oder es bleibt eine gegenseitige Ansteckung im Büro aus, wenn ein Mitarbeiter krank ist.
  • Mitarbeiter sind durch eine Homeoffice-Regelung motivierter. Der Anteil der unzufriedenen Beschäftigten sinkt von 27% auf 5% und die Mitarbeiterfluktuation sinkt um bis zu 50%.
  • Die Attraktivität als Arbeitgeber steigt durch flexible Arbeitsmodelle wie Telearbeit. Besonders die Generation Y (Millennials), die bis 2025 schon 75% aller Beschäftigten ausmacht, wünscht sich diese Flexibilität.
  • Unternehmen, die bei neuen Mitarbeitern komplett auf Telearbeit setzen, können auf einen landesweiten Bewerber-Pool zurückgreifen, statt auf dem lokalen Arbeitsmarkt zu konkurrieren. Dies führt zu mehr und qualifizierteren Bewerbern.
  • Die Lebenshaltungskosten sind regional sehr unterschiedlich. Durch die landesweite Rekrutierung von Mitarbeitern, sind Einsparungen bei den Personalkosten von bis zu 36% möglich.
  • Durch weniger Büroarbeitsplätze oder Desk-Sharing sind signifikante Einsparungen bei den Bürokosten möglich. So hat Dell durch Telearbeit innerhalb von zwei Jahren $39,5 Mio. Bürokosten einsparen können.
  • Durch die Entkopplung von Büroräumen und Personaldecke können Unternehmen schneller und flexibler wachsen.

Nachteile für Arbeitgeber durch Telearbeit

  • Die konsequente Umsetzung von Telearbeit bedeutet auch eine Änderung in der Unternehmenskultur hin zu mehr Vertrauen und Eigenverantwortung.
  • Die Führungsmethodik im Unternehmen muss angepasst werden. „Management by Walking Around“ funktioniert nicht bei verteilten Teams im Homeoffice.
  • Es muss eine Methodik für Zusammenarbeit auf Distanz, wie Remote Agile, etabliert werden, um den Nachteilen von Telearbeit effektiv entgegenzuwirken.
  • Die technischen Voraussetzungen für die Arbeit im Homeoffice müssen geschaffen werden (IT-Infrastruktur und Tools).
  • Das Arbeitsrecht und der Datenschutz müssen bei den Mitarbeitern im Homeoffice besonders kontrolliert und durchgesetzt werden (siehe unten).

Telearbeit erfordert eine andere Arbeitsweise

Video-Conferencing im Homeoffice, Work-from-Home, TelearbeitViele Unternehmen, die eine Homeoffice-Regelung einführen, konzentrieren sich auf die technologischen Aspekte der Zusammenarbeit auf Distanz. Doch VPN, Kollaborationssoftware, Team Chat und Video Conferencing allein reichen nicht aus. Damit verteilte Teams effektiv und effizient kommunizieren und gemeinsam Aufgaben bearbeiten können, ist vor allem eine angepasste Arbeitsweise wichtig.

Was im Projektmanagement undenkbar ist, ist bei der Telearbeit bis heute weit verbreitet: die Zusammenarbeit erfolgt ohne eine an die Rahmenbedingungen (hier: die Distanz) angepasste Methodik. In viele Organisationen versucht man mit Mitarbeitern im Homeoffice genauso zu arbeiten, als säßen sie im Büro. Dies führt oft zu Schwierigkeiten in der Zusammenarbeit und Kommunikation. Doch einigen Unternehmen scheint die Distanz keine Probleme zu bereiten.

Gerade in internationalen Unternehmen, die seit Jahren über Standorte hinweg zusammenarbeiten, herrscht oft eine an Telearbeit angepasste Arbeitsweise. Doch meist handelt es sich um implizite und kollektiv gelernte Gewohnheiten, die zum Erfolg der Zusammenarbeit auf Distanz beitragen. Neue Mitarbeiter schauen sich die Arbeitsweise bei ihren Kollegen ab. Doch wie können auch andere Unternehmen mit Telearbeit erfolgreich sein?

Hier empfiehlt sich der Einsatz einer auf mobile und verteilte Arbeit spezialisierten Methodik, wie dem Remote Agile Framework, das die Zusammenarbeit auf Distanz methodisch optimiert. Auf diese Weise lassen sich die meisten Nachteile von Telearbeit minimieren und die Vorteile verstärken.

Arbeitsrecht: Homeoffice-Regelung und Betriebsvereinbarung

Das deutsche Arbeitsrecht beinhaltet – anders als z.B. in den Niederlanden – kein Recht auf Telearbeit. Genauso wenig hat ein Arbeitgeber das Recht, Mitarbeiter zwangsweise in das Homeoffice zu verlagern. Üblicherweise wird Telearbeit daher entweder durch eine Zusatzvereinbarung zum regulären Arbeitsvertrag oder durch eine Homeoffice-Betriebsvereinbarung geregelt. Doch auch bei Work-from-Home Modellen findet das Arbeitsrecht vollständig Anwendung.

Häufig führt Work-from-Home auch zu zeitlich flexibler Arbeit. Doch das Arbeitszeitgesetz gilt auch im Homeoffice. Weder Höchstarbeitszeit noch Ruhezeiten dürfen verletzt werden. Seit einiger Zeit wird in der Politik diskutiert, diese Punkte des Arbeitsrechts für New Work zu novellieren.

Neben der Arbeitszeit ist auch die Beschaffenheit des Homeoffice selbst von großer Bedeutung. Insbesondere bei typischen Bürotätigkeiten regeln das Arbeitsschutzgesetz und die Arbeitsstättenverordnung die Arbeitsbedingungen für die Mitarbeiter – auch im Homeoffice. Zu beachten sind u.a. die Bürofläche, Bürostuhl, Schreibtisch, Bildschirmgröße, Licht, Sonnenschutz und Reflektionen. Hier ist Vorsicht geboten: Es liegt in der Pflicht des Arbeitgebers, die Einhaltung des Arbeitsschutzes auch im Homeoffice sicherzustellen und zu überprüfen. Bei Nichtbeachtung drohen hohe Bußgelder. Eine Delegation dieser Pflicht an den Telearbeitnehmer ist im Arbeitsrecht übrigens nicht zulässig.

In der Homeoffice-Betriebsvereinbarung sollte daher unbedingt geregelt werden, dass vom Arbeitgeber bestellte Personen, zum Beispiel Betriebsärzte, Fachkräfte für Arbeitssicherheit, Sicherheitsbeauftragte und betriebliche Datenschutzbeauftragte, nach vorheriger Ankündigung ein Zutrittsrecht zum heimischen Büro des Telearbeitnehmers eingeräumt wird, um die Arbeitsbedingungen zu überprüfen.

Im Arbeitsrecht existiert für den Arbeitgeber keine explizite Pflicht zur Ausstattung des Homeoffice der Mitarbeiter (Schreibtisch, Bürostuhl, Monitor, usw.). Doch andererseits muss er die Einhaltung der Arbeitsstättenverordnung sicherstellen. Wird mit dem Arbeitnehmer keine anderweitige Vereinbarung getroffen, muss der Arbeitgeber „die zur Arbeitsausführung dienenden Kosten ersetzen“ (§ 670 BGB). Daher sollte die Ausstattung des Telearbeitsplatzes unbedingt im Zusatz zum Arbeitsvertrag bzw. der Betriebsvereinbarung geregelt werden.

Die betriebliche Homeoffice-Regelung bzw. Betriebsvereinbarung sollte außerdem klar festlegen für welche Personengruppen und unter welchen Umständen das Arbeiten von Zuhause möglich ist und ob bzw. wie diese Regelung durch den Arbeitgeber (z.B. bei Nichterfüllung der Aufgaben oder des Arbeitsschutzes) widerrufen werden kann, um arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen vorzubeugen.

Auch der Datenschutz ist im Homeoffice besonders wichtig. Familienangehörige oder Freunde, die sich im Haushalt aufhalten, dürfen keinen Zugriff auf schützenswerte Daten erhalten. Oft sieht die Homeoffice-Betriebsvereinbarung einen abschließbaren Raum und/oder Schrank vor und es werden technische Maßnahmen für den Datenzugriff eingerichtet (z.B. Verschlüsselung).

Ein wichtiger Punkt, der oft übersehen wird, ist das sogenannte Betriebsrisiko: Was passiert, wenn ein Mitarbeiter z.B. durch eine Störung seines heimischen Internetzugangs zeitweise nicht arbeiten kann? Die Homeoffice-Regelung sollte festlegen, ob bzw. wann die temporäre Rückkehr des Arbeitnehmers in die Büroräume des Arbeitgebers notwendig ist, falls die Störung länger besteht.

Arbeitgeber sollten sich vor der Einführung von Telearbeit daher anwaltlich zum Arbeitsrecht beraten lassen.

Fazit

Insgesamt überwiegen die Vorteile von Telearbeit sowohl bei den Unternehmen, als auch bei den Mitarbeitern, unabhängig davon, ob gelegentlich oder regelmäßig im Homeoffice gearbeitet wird.

Technologische und arbeitsrechtliche Voraussetzungen, wie eine Betriebsvereinbarung, sind eine unverzichtbare Basis. Unternehmen, die zudem Telearbeit nicht nur als Verlagerung des Schreibtisches sehen, sondern Ihre Arbeitsmethodik, z.B. mit dem Remote Agile Framework anpassen, können sich auch über zufriedenere und produktivere Mitarbeiter freuen und Fallstricke geschickt umgehen.

Team of Talents unterstützt Unternehmen durch Workshops, Trainings und Beratung dabei Zusammenarbeit auf Distanz mit Remote Agile zu optimieren.