Remote Work und virtuelle Teams

Remote Work ist nichts Neues, doch es gewinnt im Augenblick immer mehr an Bedeutung. Die Globalisierung der Märkte hat einen Höchststand erreicht. Der „War for Talent“ zwingt Unternehmen zum Handeln und immer komplexere Produkte und Dienstleistungen erfordern die Zusammenarbeit großer, virtueller Teams. Technologisch stehen für Remote Work heute eine Vielzahl ausgereifter Tools zur Verfügung. Doch ist die Herausforderung nur mit Technik zu lösen?

Szenarien von Remote Work

Remote Work und verteilte Teams führen Schon ein Blick auf die verschiedenen Formen von Remote Work lässt auf die Komplexität in der Führung von virtuellen Teams schließen.

Zehn Szenarien von Remote Work:

  1. Über mehrere Etagen verteilte Teams
  2. Über Unternehmensstandorte verteilte Teams
  3. Mobiles Arbeiten („on the Road”)
  4. Arbeiten am Standort des Kunden
  5. Homeoffice / Telearbeit
  6. Freelancer oder externe Dienstleister
  7. Hoteling (keine fest zugeordneten Schreibtische im Büro)
  8. Coworking Spaces
  9. Digitale Nomaden und Workation („Work“ + „Vacation“)
  10. Nearshoring oder Offshoring

In vielen Unternehmen sind gleich mehrere Formen von Remote Work zugleich vorhanden. Für Unternehmen ergeben sich durchaus interessante Vorteile.

Remote Work schafft Chancen

Die Expansion an neue Standorte und in neue Märkte ermöglicht es Unternehmen seit Beginn der industriellen Revolution nah an ihren Kunden oder geschäftskritischen Ressourcen zu sein. Dies betrifft nicht nur Rohstoffe, sondern auch Fachkräfte, die so an mehreren lokalen Arbeitsmärkten gefunden werden können, statt nur an einem. Werden Teams aus Mitarbeitern an verschiedenen Standorten gebildet, so handelt es sich damit bereits um eine Sonderform von virtuellen Teams.

Mobiles Arbeiten – insbesondere im Vertriebsaußendienst oder bei Beratern, die beim Kunden arbeiten – sorgt für Kundennähe, auch wenn die Mitarbeiter sich dafür vom eigenen Team entfernen. Eine vertrauensvolle Kundenbeziehung und tiefes Verständnis der Bedarfe der Kunden sind der Lohn dieser Art von Remote Work.

Bewerber wünschen sich Remote WorkFür Bewerber gehört in vielen Branchen Homeoffice bereits zu den Grunderwartungen an einen Arbeitgeber. Firmen, die im „War for Talent“ bestehen wollen, bieten Mitarbeitern daher oft flexible Arbeitsmodelle an, um so die besten Fachkräfte für sich zu gewinnen. Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie bzw. die Work-Life-Balance durch gelegentliche Remote Work sind für viele Menschen ein unverzichtbarer Faktor.

In fast jedem Unternehmen wird eng mit externen Partnern zusammengearbeitet. Hochspezialisierte Dienstleister im In- und Ausland, Kanzleien oder Freelancer können bedarfsweise hinzugezogen werden und erledigen effizient und in hoher Qualität Spezialaufgaben für die Unternehmen. Die Zusammenarbeit erfolgt dabei oft in Form von Remote Work.

Leider kommen diese Vorteile virtueller Teams nicht ohne gleichwertige Risiken, die Unternehmen unterschiedlich zu lösen versuchen.

Virtual Distance: Risiko bei virtuellen Teams

De Facto sind heute bereits die meisten Unternehmen mit Remote Work konfrontiert. Bereits bei einigen Metern Entfernung nutzen Mitarbeiter auch elektronische Kommunikationsformen. Tools und Technologien machen es einfach einander zu schreiben. Doch genau hier besteht ein außerordentliches Risiko, das unter dem Begriff „Virtual Distance“ bekannt ist und von den US-amerikanischen Wissenschaftlern Karen Sobel Lojeski und Richard R. Reilly intensiv erforscht wurde.

Virtual Distance beschreibt die wahrgenommene Distanz zwischen interagierenden Menschen. Ist die Virtual Distance hoch, sinken Effektivität, Effizienz, Innovationskraft und gegenseitige Hilfsbereitschaft dramatisch. Der Projekterfolg (in Time, in Budget) sinkt bis zu 50%. Doch erstaunlicherweise ist die Virtual Distance nur zu einem kleinen Teil abhängig von der geographischen Distanz der Teammitglieder.

Tatsächlich haben organisatorische, kommunikative, soziale, technische und interpersonelle Faktoren eine wesentlich größere Wirkung auf die Produktivität bei Remote Work als nur die Entfernung zu einander. Wenn also die meisten Teams de Facto bereits Remote Teams sind und die Virtual Distance solch große Auswirkungen auf die Leistung hat: Wie können verteilte Teams dann so geführt werden, dass die Virtual Distance so gering wie möglich ist?

Virtuelle Teams führen

Viele Methoden der Führung von Mitarbeitern und der Zusammenarbeit untereinander, die im Büro funktionieren, sind auf Remote Work nicht anwendbar. Betriebliche Prozesse, Arbeitsweise, Kommunikation und Führungskultur müssen auf verteilte Teams angepasst werden. Mitarbeiter müssen ihre Aufgaben selbstständiger, transparenter und fokussierter erledigen, wenn sie nicht täglich mit dem Team zusammensitzen.

Nicht selten hängt es in Unternehmen vom individuellen Führungsgeschick des jeweiligen Teamleiters ab, ob die Remote Work erfolgreich ist oder nicht. Dies stellt ein in vielen Fällen ein Risiko dar.

In Unternehmen, die sehr intensiv und zugleich schon lange (>10 Jahre) mobile Arbeit und virtuelle Teams einsetzen, scheint die Zusammenarbeit auf Distanz oft wie von allein zu gelingen. Hier ist Remote Work evolutionär (d.h. Versuch und Irrtum) über Jahre hinweg zum Bestandteil der Unternehmens- und Führungskultur geworden. Ohne dass man sich der Remote-Work-Methodik bewusst ist, wird sie gelebt und neue Mitarbeiter passen sich dieser Arbeitsweise an (intuitives Lernen). Doch wie können Unternehmen virtuelle Teams einsetzen und führen, ohne diesen langen und fehlerintensiven Weg gehen zu müssen?

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Das Remote Agile Framework ist ein neues Vorgehensmodell für Zusammenarbeit auf Distanz, das für sämtliche Bürotätigkeiten eingesetzt werden kann.

Team of Talents hat mit Remote Agile die Arbeitsmethodik erfolgreicher Remote Teams erstmals standardisiert und übertragbar in einem Framework konsolidiert. Das Remote Agile Framework beinhaltet die Rahmenbedingungen sowie die konkrete Methodik und Verhaltensweisen für effiziente und effektive Remote Work.

Remote Agile ist ein Vorgehensmodell, das einfach und schnell in bestehende Teams und Unternehmen verankert werden kann. Da es sich um ein Metamodell handelt, werden die bestehenden Prozesse und Arbeitsweisen grundsätzlich beibehalten und lediglich für Remote Work angepasst und ergänzt.

Mit Bestandteilen zur Führung virtueller Teams und für erfolgreiche Zusammenarbeit im Team, richtet sich das Remote Agile Framework sowohl an Führungskräfte als auch an Teammitglieder selbst.

Team of Talents bietet Workshops, Trainings und Coaching zu Remote Agile an und berät Unternehmen auf Wunsch bei der Einführung.